Zeiterfassung

Diese Funktion ist links im Menü zu finden und unterteilt sich in „Zeiterfassung“, „Arbeitszeitliste“, „Arbeitszeitkonto“, „Perioden erfassen“ und „Feiertage erfassen“. Diese Funktionen lassen sich nur durch den Administrator erfassen.

Zeiterfassung:

In der Karteikarte „Stundenabrechnung Mitarbeiter“ können Sie für alle Mitarbeiter die Arbeitszeit nachtragen. Hierfür sind die nachfolgende Felder zu befüllen:

• Mitarbeiter, in einer Liste werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
• Buchungstyp, in einer Liste werde Ihnen unterschiedliche Arbeits- oder Fehlzeiten zur Verfügung gestellt. Sie haben die Auswahl zwischen „Arbeitstag normal“, „Urlaub“, „Berufsschule“, „Krankheit“, „Fehltag (unentschuldigt)“, „Feiertag“ und „Sonderurlaub“.
• Kostenstelle, hier können Sie die hinterlegten Kostenstellen / Arbeitsschritte auswählen. Weitere Informationen zur „Kostenstelle“, lesen Sie im Kapitel „Unternehmen“ – „Kostenstellen verwalten“.
• Auftragsnummer, diese können Sie aus einer Liste auswählen und ergibt sich aus Ihren Aufträgen.
• Datum, von – bis, tragen Sie hier den Tag und die Zeit ein.
• Weitere Infos, hier können Sie Besonderheiten zum Arbeitsschritt erfassen. z.B.: 30 Minuten im Stau gestanden oder zusätzliches Material musst besorgt werden.

Arbeitszeitliste:

In der Kartekarte „Stundenabrechnung Mitarbeiter“ lassen sich die erfassten Arbeitszeiten anzeigen, löschen und in eine Excel- Liste exportieren.

• Mitarbeiter, über die Liste werden die Mitarbeiter angezeigt. Wählen Sie hierfür den gewünschten Mitarbeiter aus.
• Monat / Jahr, wählen Sie die gewünschte Zeit aus.

Mit dem Feld „Suchen“ wird Ihnen das Ergebnis dargestellt.

Das Ergebnis wir Ihnen in einer Liste mit aufsteigenden Datum angezeigt.

Über das Feld „Papierkorb“ lassen sich erfasste Zeiten löschen.

Am Ende der Liste ist das Feld „Export Liste“ zu finden, hiermit lässt sich eine Excel- Liste erzeugen. Die Arbeitszeiten werden mit einem Soll- Ist- Abgleich dargestellt. Zudem werden die „Buchungstypen“, die „Kostenstelle“ und die „weiteren Informationen“ aufgeführt.

Arbeitszeitkonto

Über diese Funktion lässt sich diverse Veränderungen im Arbeitszeitsaldo vornehmen. Darunter das ein- und ausgetragen von Arbeitszeiten.

Diese können einen unterschiedlichen Ursprung haben:

• Arbeitszeitsalden aus bisherigen Zeiterfassungssystemen einpflegen
• Überstunden ausbezahlen und das Zeitkonto anzupassen
• Ausgezahlter Arbeitslohn auf Stundenbasis (z.B. bei Arbeitern)
• Gratifikationen in Form von Arbeitszeit

Nach der Auswahl eines Mitarbeiters, gelangen Sie auf die Seite „Arbeitszeitkonto verwalten“.

In den Datenfeldern wird folgendes angezeigt:

• ID des MA, Mitarbeiters: Eindeutige Zuordnung in der Software, entspricht nicht Ihrer zugewiesenen Personalnummer.
• Monat wählen: Auswahl des Monats für die gewünschte Aktion.
• Stunden auszahlen: Der hierin eingetragene Wert wird vom Arbeitszeitkonto abgezogen.
  Dies ist bei Arbeitern der Fall, welche nach Stunden abgerechnet werden oder bei der Auszahlung der Überstunden.
• Stundenkonto Korrektur: Der hierin eingetragene Wert wird dem Arbeitszeitkonto zu- oder abgeschlagen.
  Dies ist bei der Datenübernahme aus dem bisherigen Arbeitszeitsystem erforderlich, oder bei einer Gratifikation von Arbeitsstunden.
  BESONDERHEIT des Feldes!
  Der hierin eingetragene Wert stellt zugleich die Datenbank für diese Funktion dar. Nach einer Eintragung wird dieser Wert immer angezeigt. Bei einer Veränderung muss der ALTE Wert mit dem Ergebnis des NEUEN Werts überschrieben werden!
• Arbeitszeitkonto: Dies ist der Netto- Wert an Arbeitszeit des Mitarbeiters. Das Ergebnis nach der erbrachten Arbeitsleistung abzüglich der Pausenzeiten sowie den Zu- und Abbuchungen.
• Beschreibung: Hinweis zur erfassten Aktion. Am Besten so ausführlich wie möglich!

In der darunterliegenden Zeile werden die nachfolgenden Informationen angezeigt:

• ges. Arbeitsstunden: Die erbrachte Arbeitsleistung abzüglich der Pausenzeiten.
• ges. ausbezahlte Stunden: Die im Datenfeld „Stunden auszahlen“ erfassten Werte werden hier addiert angezeigt.
• Offene Stunden: Hier wird die tatsächliche Arbeitszeit, ohne den vorgenommenen Korrekturen angezeigt. Der Saldo ergibt sich aus der geleisteten Arbeitszeit „ges. Arbeitsstunden“ abzüglich der „ausbezahlten Stunden“.

Im unteren Bereich werden alle Erfassungen im Arbeitszeitkonto angezeigt. Mit den Spalten „Mitarbeiter“, „Monat“, „gezahlte Stunden“, „Zeitkonto“ und „Bemerkung“.

Hierzu geben wir Ihnen ein paar Praxisbeispiele.

Erfassung des Arbeitszeitsaldos aus der bisherigen Zeiterfassung.

Ihr Mitarbeiter hat 10 Überstunden aus dem bisherigen Zeiterfassungssystem und diese sollen erfasst werden. Zuerst ist der entsprechende Mitarbeiter auszuwählen.

Der Monat bezieht sich auf den Zeitpunkt der Erfassung und sollte auf den definierten Startzeitpunkt geändert werden.

Im Datenfeld „Stunden auszahlen“ ist der Wert „0“ einzutragen. Die 10 Überstunden sind mit dem Wert „10“ in das Feld „Stundenkonto Korrektur“ einzutragen. Zudem sollte eine nachvollziehbare „Beschreibung“ erfasst werden. Mit „speichern“ wird der Vorgang gespeichert.

Die Änderung wird im unteren Teil angezeigt. Zudem erhöht sich das „Arbeitszeitkonto“ im die erfassten 10 Stunden.

Auszahlen von Arbeitsstunden bei Arbeitern.

Ein Arbeiter von Ihnen bekommt seine Arbeitsstunden in Höhe von 150 Stunden ausbezahlt. Gearbeitet hat er in diesem Monat jedoch 175 Stunden.

Zuerst ist der entsprechende Mitarbeiter auszuwählen. In der Datenzeile „ges. Arbeitsstunden“ ersehen Sie wie viele Stunde gearbeitet wurde. Das Datenfeld „offene Stunden“ kann von den „ges. Arbeitsstunden“ abweichen, wenn im vorangegangenen Zeitraum nicht alle Stunden ausbezahlt wurden. Dies kann der Fall sein, wenn Sie ihren Mitarbeitern in den Wintermonaten den Arbeitslohn in Form von Überstunden ausbezahlen. Im Datenfeld „ges. ausbezahlte Stunden“ wird dem zu Folge der gekürzte Wert angezeigt.

Im Datenfeld „Stunden auszahlen“ ist der Wert „150“ einzutragen und im Datenfeld „Stundenkonto Korrektur“ ist der hinterlegt Wert von „10“ (siehe oben) nicht zu verändern. Tragen Sie zudem eine „Bemerkung“ ein. Mit „speichern“ wird der Vorgang gespeichert.

Die Änderung wird im unteren Teil angezeigt. Zudem reduziert sich das „Arbeitszeitkonto“ um die erfassten 150 Stunden. Auch das Datenfeld „offene Stunden“ wurde um den Auszahlungsbetrag reduziert und zeigt jetzt 25 Stunden an.

Ausbezahlen von Überstunden mit dem Gehalt.

Ihr Mitarbeiter hat 20 Überstunden, die Sie ihm mit dem Gehalt ausbezahlen möchten.

Das Vorgehen ist analog des Vorgehens Auszahlen von Arbeitsstunden bei Arbeitern, wie oben beschrieben.

Gratifikation in Form von Arbeitsstunden.

Sie möchten einem Ihrer Mitarbeiter eine besondere Anerkennung zu Teil werden lassen und möchten ihm 5 Stunden gutschreiben.

Zuerst ist der entsprechende Mitarbeiter auszuwählen. In das Datenfeld „Stunden auszahlen“ ist der Wert „0“ einzutragen. Im Datenfeld „Stundenkonto Korrektur“ ist der hinterlegte Wert mit dem gewünschten Ergebnis zu überschreiben. In unserem Beispiel ist der Wert mit „10“ (Erfassung des Arbeitszeitsaldos aus der bisherigen Zeiterfassung) um den Wert „5“ zu erhöhen. Die Datenerfassung erfolgt somit mit dem Wert „15“, dies kann im Datenfeld „Bemerkung“ dokumentiert werden.

Die Erfassung von Kürzungen ist ebenfalls möglich. Die Änderung wird im unteren Teil angezeigt. Zudem erhöht sich das „Arbeitszeitkonto“ um die erfassten 5 Stunden. Auch das Datenfeld „offene Stunden“ erhöht sich. Der Datenbankeintrag im Feld „Stundenkonto Korrektur“ wird ab jetzt mit dem Wert „15“ geführt.

Perioden erfassen

Die einfache Erfassung von dauerhaften Abwesenheitszeiten lässt sich über dieser Funktion vornehmen. Hierzu zählen unter anderem Urlaube oder Krankenzeiten, die über mehrere Tage andauern. Bitte befüllen Sie hierzu die nachfolgenden Felder.

• Mitarbeiter, über die Liste werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt. Wählen Sie hierfür den erforderlichen Mitarbeiter aus.
• Buchungstyp, über die Liste werde Ihnen unterschiedliche Fehlzeiten zur Auswahl gestellt. Sie haben die Auswahl zwischen „Urlaub“, „Berufsschule“, „Krankheit“, „Fehltag (unentschuldigt)“ und „Sonderurlaub“.
• Datum, von – bis, tragen Sie hier den Tag und die Zeit der Abwesenheit ein.
• Weitere Infos, in das Feld zusätzliche Informationen erfasst werden.

Feiertag erfassen

Aufgrund von regionalen Unterschieden und möglichen Arbeitsleistungen an Feiertagen, z.B. Rufbereitschaften, etc. sind keine Feiertage im Kalender hinterlegt. Diese können für alle Mitarbeiter gleichzeitig gültig erfasst werden. Sollte ein oder mehrere Mitarbeiter an Feiertagen Arbeitszeiten erbringen, kann durch Löschen des Feiertags in der Funktion „Arbeitszeitliste“ dieser wieder entnommen werden.

Der „Buchungstyp – Feiertag“ ist vorbelegt, über das Feld „Datum“ kann der entsprechende Tag als Feiertag erfasst werden.