Eine neue EU- Richtlinie sorgt für Wirbel bei Handwerksbetrieben und bei der öffentlichen Hand zu gleicher maßen. Im April 2014 wurde die Richtlinie 2014/55/EU verabschiedet und regelt die künftige Rechnungsstellung zwischen öffentlichen Auftraggebern und ihren Rechnungsstellern.
In der vergangenen Woche waren wir zu diesem Thema bei der IHK München zu einem sehr guten Fachvortrag eingeladen. Das Interesse an der Veranstaltung war so hoch, dass nicht einmal die Stühle mehr ausgereicht haben.
Wir möchten Ihnen hierzu einem kurzen Überblick verschaffen.
Wer für eine Bundesbehörde oder eine öffentliche Schule in seiner Gemeinde Arbeiten erbringt ist davon betroffen.
Die zeitliche Einführung zwischen dem Bund und den Ländern ist unterschiedlich, aber spätestens ab dem 27. November 2020 ist sie auf Bundesebene verpflichtend. Jedes Bundesland hat sich hierzu eine eigene Regelung einfallen lassen. In Bayern gibt es eine Übergangsfrist, welche einer „frozen zone“ gleichkommt. Hingegen gilt in Bremen heute schon das XRechnungformat.
Was bedeutet die XRechnung:
Die Rechnung muss digital erstellt und digital zugestellt werden. Dabei reicht es nicht aus, die Rechnung als pdf- Datei an eine E- Mail anzuhängen. Die Rechnung muss maschinenlesbar sein. Das bedeutet, dass die Meta- Daten, also die Inhalte der Rechnung elektronisch ausgelesen werden und automatisch für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen müssen. Dadurch kann z.B. der Buchungssatz gleich erstellt werden.
Das bedeutet aber auch, dass für die XRechnung eine spezielle Software erforderlich ist, die sowohl die Rechnung erstellen und auslesen kann. Die Formatierung der XRechnung ist ohne Software für den Menschen nicht zu entziffern.
Öffentlichen Auftraggebern in Bayern kann eine XRechnung zugestellt werden, diese ist jedoch noch keine Pflicht. Den Unternehmen, Kommunen und Kindergärten wird noch etwas Zeit gegeben, um sich dafür fit zu machen.
Es hätte auch anders kommen können. In Italien wurde für alle Bereiche der Rechnungsstellung also an Privatpersonen, zwischen Unternehmen und an die öffentliche Hand das XRechnungsformat zum Jahresanfang 2019 eingeführt.
Zum zeitlichen Ablauf:
- Staatliche Behörden sind ab 18.4.2020 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Ober- und Unterschwellenbereich (ab 1.000 € netto) elektronisch empfangen und verarbeiten zu können.
- Für Gemeinden, Gemeindeverbände, Landratsämter und sonstige der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts gelten diese Verpflichtungen ab 18.4.2020 zunächst für den Oberschwellenbereich und mit einer Übergangsfrist von zwei Jahren ab 18.4.2022 auch für den Unterschwellenbereich (ab 1.000 € netto).
- Für Rechnungen über einen Bauauftrag (im Sinne des § 103 Abs. 3 GWB) gelten die Verpflichtungen im Unterschwellenbereich sowohl bei staatlichen Behörden als auch bei Gemeinden, Gemeindeverbänden, Landratsämtern und sonstigen der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts ab 18.4.2023.
Nutzen Sie die Zeit um sich darauf vorzubereiten!
Wir werden das natürlich auch für Sie machen. Unsere Software ist demnächst mit dem neuen XRechnung- Standard ausgestattet.
Unsere Handwerker Software erstellt Ihnen schon heute eine eRechnung!
Die eRechnung ist in einem maschinenlesbaren Dateiformat in pdf erstellt. Das ist Ihr erster Schritt zur Digitalisierung.
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