Diese Funktion ist links im Menü zu finden und unterteilt sich in „Unternehmensform“, „Stammdaten verwalten“, „Steuerdaten“, „Texte verwalten“, „Floskeltexte verwalten“ und „Mitarbeiter verwalten“.
Darin werden alle Daten die das Unternehmen betreffend erfasst. Wir bitte Sie, nur Eingaben vorzunehmen die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Auf die Angaben werden bei der Angebots- und Rechnungserstellung verwendet. Stichwort Geschäftsbrief.
Unternehmensform
Bitte tragen Sie hier die folgenden Angaben ein:
- Unternehmensform in ihrer Rechtsform
- Firmensitz
- Amtsgericht
- HRA oder HRB
- Geschäftsführer (keine Abkürzungen im Namen)
- Vorstand (keine Abkürzungen im Namen)
- Aufsichtsratsvorsitzender (keine Abkürzungen im Namen)
- Persönlich haftender Gesellschafter – Gewerbeinhaber (keine Abkürzungen im Namen)
Alle diese Daten betrachten wir als besonders sensibel. Für Änderungen verwenden Sie bitte das Dokuments „Unternehmensinformationen“. Senden Sie uns bitte das Formular zu.
Stammdaten verwalten
Bitte tragen Sie hier die nachfolgenden Angaben ein:
Stammdaten:
- Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
- URL Ihrer Website
- Adressdaten: PLZ, Ort, Straße, Hausnummer (wie im Handelsregister eingetragen)
- Telefon, Mobil und Email
Kontodaten:
- Kreditinstitut
- IBAN
- BIC
Einstellungen:
- Startnummer für die Rechnungen
- Ihre Geodaten (lat und long)
Mit dem Feld „Speichern“ speichern Sie Ihre Eingaben.
Steuerdaten
Bitte tragen Sie hier die folgenden Angaben ein:
- Steuernummer
- Mandant (Kundennummer bei Ihrem Steuerberater)
- Ust- IdNr (beginnend mit DE gefolgt von 9 Zahlen)
- Standardkontenrahmen
- Steuerschlüssel
- Versteuerungsart
Bei steuerlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren steuerlichen Berater.
Mit dem Feld „Speichern“ speichern Sie Ihre Eingaben.
Texte verwalten
Die Texte für die einzelnen Dokumente „Angebot“, „Auftragsbestätigung“, „Lieferschein“, „Teilrechnung“ und „Rechnung“ lassen sich in dieser Funktion hinterlegen. Die Textpassagen unterteilen sich in „Prefix“ und „Suffix“. Je nachdem ob sie vor (prefix) oder nach (suffix) der Beschreibung des Auftrags erscheinen.
Die hier hinterlegten Texte sind für Ihr Unternehmen allgemeingültig und werden bei der Anlage eines Kunden als Standardtext verwendet.
Individuelle Anpassungen bei einem Kunden lassen sind in der Funktion „Management – Kunden“ vornehmen. Der abweichende Text wird beim Erstellen eines „Angebots“ aus den „Kundenstammdaten“ herangezogen und lässt sich zudem innerhalb des „Angebots“ nochmals abweichend von den „Kundenstammdaten“ anpassen.
Zum Hervorheben von Sätzen oder Wörtern können diese fett oder kursiv geschrieben werden. Hierzu ein Beispiel wie dies möglich ist:
<b>Hier steht der gewünschte Beispielsatz.</b>
Im Dokument wird dann folgendes ausgegeben:
Hier steht der gewünschte Beispielsatz.
<i>Hier steht der gewünschte Beispielsatz.</i>
Im Dokument wird dann folgendes ausgegeben:
Hier steht der gewünschte Beispielsatz.
Somit stehen Ihnen sowohl auf Unternehmensebene, Kundenebene und Angebotsebene Individualisierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Floskeltexte verwalten
Textpassagen, welche auftragsbezogen einem Dokument zugeordnet werden müssen, wie z.B. Gebrauchs- oder Produktinformationen können als „Floskeltext“ hinterlegt werden.
Bereist gespeicherte „Floskeltexte“ werden links in der Übersicht angezeigt.
Die Spalte „Aktiv/Inaktiv“ zeigt an ob der „Floskeltext“ im Dokument zum Auftrag verwendet werden kann.
In der Spalte „Bezeichnung“ wird die von Ihnen erfasste „Überschrift“ des Floskeltextes angezeigt.
Mit „Delete“ lässt sich der Floskeltext löschen solange dieser noch in keinem Dokument verwendet wurde.
Bereits verwendete Floskeltexte, welche nicht mehr gebraucht werden oder durch eine neue Version ersetzt werden, könnten über die Funktion „Archiv“ auf „Inaktiv“ gesetzt werden. Dadurch werden sie bei der Auswahl im Auftrag nicht mehr angezeigt.
Auf der rechten Seite können neue Floskeltexte hinzugefügt werden. Erfassen Sie hierzu eine aussagekräftige „Bezeichnung“ sowie den Text im Feld „Inhalt“.
Die hinterlegten Floskeltexte können für jeden Auftrag einzeln im Reiter „FT“ individuell hinzugefügt werden.
Mitarbeiter verwalten
In der Funktion „Mitarbeiter verwalten“ werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt. In der Liste können Sie einen Mitarbeiter auswählen und über das Symbol „Stift“ bearbeiten oder über das Symbol „Papierkorb“ löschen. Der Vorgang des Löschens muss bestätigt werden.
Die Funktion „Mitarbeiter verwalten“ ist sowohl über das Menü „Unternehmen“ – Mitarbeiter verwalten“ oder über den Direkteinstieg der „blauen Kachel“ möglich.
Einen neuen Mitarbeiter legen Sie mit der Funktion „Neuer Datensatz“, zu finden am Ende der Liste (blaues Feld) an. Jedem neuen Mitarbeiter wird eine fortlaufende ID zugewiesen, diese entspricht nicht Ihrer Personalnummer. Die ID ist ausschließlich für die Software relevant.
Bitte tragen Sie hier die nachfolgenden Angaben ein:
- Vorname
- Nachname
- Mitarbeitertyp, Auswahl zwischen: Angestellter (Gehaltsempfänger), Arbeiter (Stundenlohn), externer Subunternehmer (Gehaltsempfänger), externer Subunternehmer (Stundenlohn)
- Firma wählen (i. d. R. keine Auswahl möglich)
- Postleitzahl
- Ort
- Straße
- Hausnummer
Bei den Kontaktdaten können Sie hinterlegen:
- Telefon
- Mobil
Die nachfolgenden Angaben sind nur relevant, falls Sie die Vorbereitung zur Lohnabrechnung über uns erstellen.
- Krankenkasse
- KK- Satz
- KK- Zusatz
- Kreditinstitut
- IBAN
- Stundensatz
- Stundenverrechnungssatz
- Gehalt
- Religion
- Kinderfreibetrag
- Bundesland
- Eintrittsdatum
Wichtige Felderformatierung !
- Urlaubsstunden, nicht als Tageswert eintragen, bitte stundengenau eintragen.
- Urlaub Vorjahr, Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr, bitte stundengenau eintragen.
- Farbe, jedem Mitarbeiter wird eine Farbe zugewiesen. Das macht die Unterscheidung leichter. Um die Farbe zu ändern, bitte auf das „Farbsymbol“ klicken und die künftige Farbe auswählen.
Im Bereich „tägliche Arbeitsstunden“, tragen Sie bitte die für den Mitarbeiter maßgeblichen Arbeitsstunden ein. Bei Urlaub, Krankheit, etc. ist darauf zu achten, dass die Ausgleichszeiten mit den „täglichen Arbeitsstunden“ identisch sind. Da es sonst zu Fehl- oder Mehrarbeitszeiten kommt!
Die Arbeitsstunden sind als Industriestunden und Industrieminuten zu erfassen!
Mit dem Feld „speichern“ speichern Sie Ihre Eingaben.
Nach der Speicherung, ersehen Sie 2 Verarbeitungsprozesse. Es werden die Geo- Daten des Mitarbeiters verarbeitet und können auf einer Landkarte angezeigt werden. Zudem wird das Passwort für sein „User- Profil“ erstellt.
Beides ist über die Funktion „Mitarbeiterdaten verwalten“ – „Stift“ einzusehen.
Änderung vom Mitarbeiterdaten
Zum Ändern der Mitarbeiterdaten, öffnen Sie die Funktion „Mitarbeiterdaten verwalten“ – „Stift“. Danach wird Ihnen die Karteikarte des Mitarbeiters angezeigt.
Es lassen sich fast alle Angaben ändern. Nur die Zuordnung des „Mitarbeitertyp“ sowie die Zuordnung zur „Firma“ ist statisch.
Am Ende der Karteikarte werden in der Mitte die 2 Ergebnisse angezeigt.
Über das Symbol „rote Stecknadel“ werden die Geo- Daten Ihres Mitarbeiters angezeigt. Dies ist bei der Auftragsdisposition hilfreich.
Rechts neben der „roten Stecknadel“ wird das vorgegebene „Passwort“ für den Mitarbeiter angezeigt. Das Passwort ist umrandet.