Hier lassen sich diverse Einstellung betreffend der „Kostenstelle“, des „Qualitäts- Berichts – QS- Bericht“, der „Leistungs- Daten – Lst- Daten“, „Artikelgruppen verwalten“, „Varianten verwalten“, das „Mailkonto“ sowie der „Systemeinstellung“ vornehmen.
Kostenstellen verwalten
Über diese Funktion können Sie „Kostenstellen“, z.B. Arbeitsschritte, wiederkehrende Prozesse / Aufgaben hinterlegen. Die hier hinterlegten Kostenstellen werde Ihren Mitarbeitern in der „Zeiterfassung“ angezeigt. Somit lassen sich Zuordnungen der einzelnen Arbeitszeiten auf die hinterlegte Kostenstelle treffen.
Welche Auswertungen Sie vornehmen, ist natürlich Ihnen durch die Erstellung einer Kostenstelle möglich. Wir möchten Ihnen zu bedenken geben, dass die Unterteilung nicht zu detailliert sein sollte.
Übersicht über Ihre Kostenstellen:
Auf der linken Seite werde Ihnen Ihre Kostenstellen angezeigt. Über das Symbol des „Papierkorb“ ist die Kostenstelle zu löschen. Der Vorgang des Löschens muss nochmals bestätigt werden.
Neue Kostenstellen:
Auf der rechten Seite können Sie neue Kostenstellen erfassen. Bitte tragen Sie hierzu den
- Namen (Bezeichnung)
- Beschreibung (optional)
- Kostensatz (Euro- Wert, für Ihre Nachkalkulation erforderlich) ein.
Mit dem Feld „speichern“ speichern Sie Ihre Eingaben.
Qualitäts- Bericht, QS- Bericht:
Über diese Funktion können Sie „Qualitäts- Berichte – QS- Berichte“, oder auch Check- Liste genannt hinterlegen. Die hier hinterlegten QS- Berichte werden Ihren Mitarbeiter bei der Auftragsdurchführung angezeigt.
Übersicht über Ihre QS- Berichte:
Auf der linken Seite werde Ihnen Ihre QS- Berichte angezeigt. Über das Symbol des „Papierkorb“ ist der QS- Bericht zu löschen. Der Vorgang des Löschens muss nochmals bestätigt werden. Die Bearbeitung des QS- Bericht erfolgt über die Funktion des „Stift“ und ist mit der Anlage eines „neuen QS- Bericht“ identisch.
Neuer QS- Bericht:
Auf der rechten Seite können Sie neue QS- Bericht erfassen. Bitte tragen Sie hierzu den
- Namen
- Beschreibung
Mit dem Feld „speichern“ speichern Sie Ihre Eingaben.
Danach wird der neu erfasste QS- Bericht in der Liste angezeigt. Zur Bearbeitung der Karteikarte öffnen Sie diese durch die Funktion des „Stift“.
Die einzelnen Positionen des Qualitäts- Berichts lassen sich über die Positionen
- Frage
- Beschreibung
näher bezeichnen.
Nach der erneuten Speicherung wird die Position in der obigen Liste eingetragen. Über die Funktion „Papierkorb“ kann die Position gelöscht werden.
Leistungs- Daten, LS- Daten upload
Hier lassen sich neue Leistungsverzeichnisse im Dateiformat XML .x81 und XML .x82 importieren. Hierzu wählen Sie die Funktion „Datei auswählen“ aus und laden die Datei in die Software hoch.
Leistungs- Daten, LS- Daten verwalten
Hier werden Ihnen alle Leistungsverzeichnisse angezeigt. Auf der linken Seite wird Ihnen das Verzeichnis angezeigt. Durch die Verzweigung in der Baumfunktion gelangen Sie in die Beschreibung der einzelnen Tätigkeiten.
Auf der rechten Seite wird die Beschreibung der Tätigkeit angezeigt. Über die Funktion des „Stift“ lassen sich diese weiter bearbeiten.
Artikelgruppen verwalten
Bei der Angebot- und Auftragserstellung haben Sie wiederkehrende Artikel und Dienstleistungen. Diese können Sie können Sie strukturiert in der Software hinterlegen. Die Obergruppe bezeichnen wir als „Artikelgruppen“, z.B. Wandfarben, die detaillierte Bezeichnung des Artikels kann im Menüpunkt „Varianten verwalten“ näher beschrieben werden.
Auf der linken Seite werden Ihnen alle bereits hinterlegten Artikelgruppen inkl. der Beschreibung angezeigt. Über die Funktion des „Stift“ lassen sich diese bearbeiten, mit dem „Papierkorb“ wieder löschen.
Auf der rechten Seite können Sie neun Artikelgruppen anlegen. Erfassen Sie hierfür den „Kategorienamen“ und die „Beschreibung“.
Mit dem Feld „speichern“ wird die Gruppe auf der linken Seite angezeigt.
Varianten verwalten
Die Details zu den „Artikelgruppe“ können über die „Varianten“ genauer spezifiziert werden. Alle bereits erfassten Varianten werden Ihnen in der Liste angezeigt. Die einzelnen Produkte werden mit ihren spezifischen Details in den Spalten „Arbeitsgruppe – A- Gruppe“, „Variante“, „Preis“, „Steuersatz“, „Kostenstelle“ und „Kontonummer“ dargestellt. Die Liste lässt sich durch die Funktion der Pfeile, direkt neben den Begriffen, entsprechend sortieren. Über den „Stift“ lässt sich die Position bearbeiten sowie mit dem „Papierkorb“ löschen.
Am Ende der Liste ist das Feld „neuer Datensatz“ zu finden. Nach dem Öffnen können die Felder „Materialgruppe wählen“, die „Bezeichnung“, der „Preis“, der „Steuersatz“, die mögliche Zuordnung zu einer „Kostenstelle“ oder einer möglichen „Kontonummer“ erfassen.
Die Felder „Kostenstelle“ und „Kontonummer“ lassen Ihnen bei Bedarf eine genauere Zuordnung zu Aufträgen, Teilprojekten, etc. zu. Dies kann Ihnen bei der Nachkalkulation helfen.
Mit dem Feld „speichern“ wird die Variante in der Liste angezeigt.
Mailkonto
Zur Archivierung Ihrer geschäftlich relevanten Emails bieten wir Ihnen an, dass dieses ausgelesen und im DMS archiviert wird.
Hierfür tragen Sie bitte die nachfolgenden Daten in die Felder
- Server, hiermit ist die Serveradresse gemeint
- Username, ebenfalls der der Serverregistrierung
- Passwort
Mit dem Feld „speichern“ speichern Sie Ihre Eingaben.
Systemeinstellung
Es lassen sich individuelle Anpassungen an die Nutzungsmöglichkeiten innerhalb der Software machen. Dazu zählen die Einstellungen für Mitarbeiter, Angebote / Aufträge und weitere Funktionen. Die Funktionen lassen sich „on“ und „off“ schalten. In manchen Bereichen ergibt sich, dass die Funktionen parallel geschalten werden können.
Einstellungen für Mitarbeiter:
Diese Funktionen haben Auswirkungen auf die Benutzeroberfläche Ihrer Mitarbeiter. Die Anpassungen betreffen die Art der Arbeitszeiterfassung, den integrierten Messenger und den Zugriff auf den Monatsbericht.
Zeiterfassung Standard, damit lassen sich die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen und einem Auftrag sowie einer Kostenstelle zuordnen.
Zeiterfassung Kommen / Gegen, hiermit werden nur die Arbeitszeiten erfasst. Eine weitere Zuordnung wird nicht vorgenommen.
Messenger, über diese Funktion lassen sich Nachrichten zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern austauschen.
Monatsbericht, die erbrachte Arbeitszeit wird im Monatsbericht angezeigt.
Einstellungen für die Angebote / Aufträge:
Hier lassen sich Anpassungen in den Funktionen für die Erstellung von Angeboten und Aufträge vornehmen.
Angebote duplizieren, bei wiederkehrenden Tätigkeiten kann das Angebot gespiegelt werden um erneut zu einem Auftrag zu werden.
Alle Aufträge bei Mitarbeiter anzeigen, unabhängig von der User- Berechtigung ersehen alle Mitarbeiter alle Aufträge.
Leistungsverzeichnis verwenden, im „Menü“ – „Systemkonfiguration“ – „Leistungsdaten upload, verwalten – LS- Daten upload, verwalten“ können diese hinterlegt und bearbeitet werden. Mit der Funktion „on“ werden diese bei der Erstellung eines Angebots zur Verfügung gestellt.
Artikelgruppen verwenden, im „Menü“ – „Unternehmen“ können diese hinterlegt und bearbeitet werden. Mit der Funktion „on“ werden diese bei der Erstellung eines Angebots zur Verfügung gestellt.
Freitext im Angebot verwenden, Sie benötigen für jedes Angebot eine individuelle Beschreibung der Leistung und Ihrer Tätigkeiten. Mögliche „Leistungsbeschreibungen“ oder „Artikelgruppen“ sind für Sie nicht detailliert genug.
Aufmaßrechner im Angebot verwenden, der Flächen Rechner ist im „Menü“ – „Tools“ zu finden. Mit der Funktion „on“ wird die Funktion bei der Erstellung von Angeboten eingebunden.
Kostenstellen verwenden, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter lassen sich einzelnen Arbeitsschritten – Kostenstellen zuordnen. Auch ist diese Funktion bei der Kalkulation wichtig.
Kalkulation Platten verwenden, im einzelnen Angebot lässt sich der Zuschnitt der Platten bezogen auf die Fläche und die Kanten ermitteln. Diese Funktion ist bei der Kalkulation wichtig.
Kalkulation Korpus verwenden, im einzelnen Angebot lässt sich der Korpus mit den Platten, der Front, der Anzahl an Fächern und Schubladen sowie der Mittelteile ermitteln. Diese Funktion ist bei der Kalkulation wichtig.
Nachkalkulation verwenden, mit dieser Funktion ist eine Kalkulation mit den gewählten Komponenten (Platten, Korpus, Kostenstellen und den gebuchten Arbeitszeiten) möglich.