Neues Angebot oder neuer Auftrag – vollständiger Prozess

Tutorial – Angebot zum Auftrag

Zu Beginn legen Sie einen neuen Kunden an, falls Sie diesen noch nicht erfasst haben. Lesen Sie hierzu das Kapitel „neuen Kunden“. Erfassen können Sie einen „neuen Kunden“ über die blaue Kachel „neuen Kunden anlegen“ direkt im Leitstand oder über das „Menü“ – „Management“ – „Kunde neu“.

Im nächsten Schritt greifen Sie auf Ihrer Kundenliste zu. Diese Funktion finden Sie unter „Menü“ – „Management“ – „Kunden“. Fragen zur Funktion „Kunden“ lesen Sie bitte im entsprechenden Kapitel nach.

Auf der rechten Seite sehen Sie das Symbol des „Zahnrad“ bei jedem Ihrer Kunden in der Liste. Über diese Funktion eröffnen Sie ein neues Angebot oder legen direkt einen Auftrag an.

Ab diesem Zeitpunkt wird eine Angebotsnummer erstellt und der Status wird auf „Entwurf“ gesetzt.

Die Karteikarte besteht auf den folgenden Reitern: Übersicht, Kundenkarte, Lieferadresse, Abschlagzahlung, Platten, Korpus, Kostenstellen, Freitext, Artikelgruppen und Kalkulation.

Reiter Übersicht

Status:
Über den Status ersehen Sie in welcher Stufe der Bearbeitung sich der Datensatz befindet. Angefangen beim „Entwurf“, hier können Sie Ergänzungen und Änderungen vornehmen. Sie können mit der Bearbeitung eines Angebots / Auftrags beginnen und diesen speichern um zu einem späteren Zeitpunkt wieder daran weiterzuarbeiten.
Wenn Sie Ihrem Kunden oder Interessenten das fertige Angebot zusenden möchten, ändern Sie den Status auf „in Angebotsphase“ ab.
Sobald Sie von Ihrem Kunden die Auftragsbestätigung erhalten haben, ändern Sie den Status auf „Auftrag erteilt“. Sollte Ihr Kunde oder Interessent Sie nicht beauftragen kann das Angebot über den Status „Angebot verwerfen“ geschlossen werden.
Sie möchten eine Abschlagrechnung erstellen, ändern Sie den Status auf „Abschlagzahlung“ und bearbeiten den entsprechenden Reiter.
Sobald der Auftrag durchgeführt ist, dies kann neben Ihrer manuellen Erfassung auch über die Unterschrift Ihres Kunden auf dem Regie- oder Arbeitsberichts erfolgen, wird der Status auf „Auftrag durchgeführt“ gesetzt.
Nach Kontrolle der erfassten Daten können Sie den Status auf „Rechnung freigeben“ setzen und die Rechnung wird erstellt. Danach wird der Datensatz in die „Recherche“ übergeben.

Versandart:
Hier stehen Ihnen zwei Möglichkeiten, per Post oder per Mail zur Verfügung.

MwSt.:
Wählen Sie den für den Geschäftsvorfall passenden Umsatzsteuersatz. Zur Auswahl stehen 0%, 5%, 7%, 16% und 19%. Bei Fragen zur Anwendung, insbesondere in der (Übergangs-) Zeit der MwSt.- Reduzierung wenden Sie sich bitte an Ihren steuerlichen Berater.

QS- Listen:
Ordnen Sie bei Bedarf einer Ihrer erstellen Qualitätssicherungslisten, QS- Listen dem Auftrag zu. Sobald Sie hier eine Auswahl getroffen haben erscheint das Datenfeld „QS- Bericht drucken“ in Rot.

Angebot zugestellt am:
Sobald das Angebot an Ihren Kunden geschickt wurde, wird hier das entsprechende Datum automatisch eingetragen.

Angebot angenommen am:
Ihr Kunden oder Interessent entscheidet sich für Sie, tragen Sie in dieses Feld das Datum ein.

DSGVO senden:
Der Hinweis zur DSGVO wird dem Angebot angefügt. Der Versand erfolgt mit dem Versand des Angebots.

Mitarbeiter- Liste:
Ordnen Sie einen Ihrer Mitarbeiter als Verantwortlichen für die Durchführung oder Auslieferung des Auftrags zu.

Auftrag Termin:
Tragen Sie hier das Datum ein an dem der Termin durchgeführt oder ausgeliefert wird.

Uhrzeit:
Die Uhrzeit bezieht sich auf das Feld „Auftrag Termin“.

Arbeitsbericht senden:
Der vom Kunden unterschriebenen Regie- oder Arbeitsbericht wird der Rechnung angefügt. Der Versand erfolgt mit dem Versand der Rechnung.

Weiteren Informationen:
Sie haben die Möglichkeit weitere Details zum Auftrag zu erfassen. Diese Informationen werden nicht ins Angebot oder die Rechnung übernommen.

Dokumente:
Auf der rechten Seite stehen die die Dokumente Werkstattliste, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Abschlagrechnung und Rechnung zur Verfügung.

Auswertung:
Über diese Funktion erhalten Sie das Ergebnis der Kalkulation in einer Grafik angezeigt.

Angebot kopieren:
Sie möchten ein Angebot oder einen Auftrag erneut durchführen. Mit der Funktion „Angebot kopieren“ ist dies möglich.

Textkomponenten einfügen:
Sowohl für die Rechnung, das Angebot, die Auftragsbestätigung, den Lieferschein, die Abschlagrechnung lassen sich Prefix- und Suffix- Texte hinterlegen.

Reiter Kundenkarte

Hier können Sie sich die Adress- und Stammdaten Ihres Kunden anzeigen lassen. Änderungen erfolgen über die Funktion „Menü“ – „Management“ – „Kunden“. Lesen Sie hierzu das Kapitel „Kunden verwalten“.
Über die „rote Stecknadel“ (rechts, oben) können Sie sich den Standort Ihres Kunden anzeigen lassen.

Reiter Lieferadresse

Hier können Sie eine abweichende Adresse für die Durchführung des Auftrags erfassen. Nach der Speicherung der erfassten Daten wird Ihnen auch hier über die „rote Stecknadel“ (rechts unten) der Standort angezeigt.

Reiter Teilrechnung

Sie erfassen eine Teilrechnung über das „grüne Pluszeichen“. Damit öffnet sich ein Datenfeld in das eine Positionsnummer, die Beschreibung sowie der Einzelpreis eingetragen werden kann. Nach der Speicherung werden die Daten in der Liste übertragen. In der Spalte „isAktiv“ wird der „Status aktiv“ angezeigt. Die Teilrechnung kann in der „Übersicht“ über das Dokument aufgerufen werden.
Nachdem die Zahlungseingang der Teilrechnung erfolgt ist, kann der „Status“ auf „inaktiv“ gesetzt werden. Dadurch kann entweder eine weitere Teilrechnung erfasst oder die Schlussrechnung unter Berücksichtigung der Teilrechnung erstellt werden.

Reiter Platten

Diese Funktion ist für die Kalkulation hilfreich, in das Angebot oder die Rechnung werden die Daten nicht übernommen.
Es stehen Ihnen 2 Datenbanken zur Verfügung. Diese können über die 3 Symbole (rechts oben) befüllt werden. Das Symbol des „Quadrat“ seht für die Platte, das „roten Strich“ für die Kante und daneben befindet sich ein „Taschenrechner“.

Durch das Öffnen des „Quadrat“ – Platten bearbeiten erscheint die Eingabemaske für neue Eintragungen sowie für die bereits erfassten Platten. Die bereits hinterlegten Platten werden in der Liste angezeigt und können bearbeitet sowie über den „Papierkorb“ gelöscht werden. Neue Eintragungen werden am Ende der Liste vorgenommen. Es stehen Ihnen die Eingabefelder „Name“ und „Preis pro m²“ zur Verfügung. Mit der „Diskette“ speichern Sie die Daten.

Durch das Öffnen des „roten Strich“ – Kanten bearbeiten erscheint die Eingabemaske für neue Eintragungen sowie für die bereits erfassten Kanten. Die bereits hinterlegten Kanten werden in der Liste angezeigt und können bearbeitet sowie über den „Papierkorb“ gelöscht werden. Neue Eintragungen werden am Ende der Liste vorgenommen. Es stehen Ihnen die Eingabefelder „Name“ und „Preis laufender Meter“ zur Verfügung. Mit der „Diskette“ speichern Sie die Daten.

Eine neue Kalkulation erfolgt durch das „grüne Plus“ Symbol. Damit öffnet sich die Eingabemaske. In diese können die Daten (Bezeichnung, Plattentyp, Kantentyp, Breite, Länge, Höhe, Anzahl, Seiten der Kanten, Zuschlag in Euro) in die jeweiligen Spalten eingetragen und ausgewählt werden.
Die Maßangaben sind in mm einzutragen.
Nach dem Speichern werden die Daten oben in die Liste eingetragen und können über des „rote Minus“ gelöscht werden. Der Wert beider Komponenten wird in der Summe dargestellt. Neben der Gesamtsumme befindet sich das „Diagramm“- Symbol. Damit werden die erfassten Daten in Excel ausgegeben.

Reiter Korpus

Durch das Öffnen des „roten Strich“ – Fronten bearbeiten erscheint die Eingabemaske für neue Eintragungen sowie für die bereits erfassten Fronten. Die bereits hinterlegten Fronten werden in der Liste angezeigt und können bearbeitet sowie über den „Papierkorb“ gelöscht werden. Neue Eintragungen werden am Ende der Liste vorgenommen. Es stehen Ihnen die Eingabefelder „Name“ und „Preis pro m²“ zur Verfügung. Mit der „Diskette“ speichern Sie die Daten.

Eine neue Kalkulation erfolgt durch das „grüne Plus“ Symbol. Damit öffnet sich die Eingabemaske. In diese können die Daten (Bezeichnung, Höhe, Breite, Tiefe, Anzahl der Mittelteile, Anzahl der Fachböden, Anzahl Schubladen, Front, Verschnitt in %, Aufschlag in Euro) in die jeweiligen Spalten eingetragen und ausgewählt werden.
Die Maßangaben sind in mm einzutragen.
Nach dem Speichern werden die Daten oben in die Liste eingetragen und können über des „rote Minus“ gelöscht werden. Der Wert beider Komponenten wird in der Summe dargestellt.

Reiter Leistungsbeschreibung

Über diesen Reiter tragen sie freitextliche Beschreibungen für das Angebot sowie die Rechnung ein. Über des „grüne Plus“ können Sie neue Positionen eröffnen.
Für die Erfassung stehen Ihnen die Felder „Position“, „Menge“, „Beschreibung – individuell einzutragen“ und der „Einzelpreis“ zur Verfügung. Nach dem speichern werden die Daten in die obenstehende Liste übernommen. Durch das „rote Minus“ kann die Position gelöscht werden.

Zudem lassen sich hier Ihre Leistungsbeschreibungen eingefügt werden.

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Reiter Kalkulation

Im Reiter der Kalkulation sind Wareneingangsrechnungen oder Teile aus den Wareneingangsrechnungen, die dem einzelnen Auftrag zugeordnet werden können zu erfassen. Hierfür tragen Sie den entsprechenden „Lieferanten“, den passenden „Freitext“, die „Rechnungsnummer“ sowie den anteiligen „Preis“ ein. Nach dem Speichern werden die Daten in die obenstehende Liste übernommen. Durch das „rote Minus“ kann die Position gelöscht werden.

Reiter FT

Im Reiter Floskeltexte können die in der Funktion „Systemeinstellung – Floskeltexte verwalten“ hinterlegten Texte dem gewünschten Dokument hinzugefügt werden.

Im oberen Teil werden die bereits ausgewählten Floskeltexte zum jeweiligen Auftrag angezeigt.

Neue Textpassagen lassen sich im Bereich „weitere Floskeltexte erfassen“ hinzufügen. Wählen Sie hierzu den gewünschten Text anhand der „Beschreibung“. Zudem lässt sich der erforderliche „Dokumententyp“ (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Teilrechnung, Rechnung) auswählen und die gewünschte „Position“ innerhalb des Dokuments.

Reiter Fotos

Fotos die auf der Baustelle gemacht wurden, sind hier zu finden.

Jedes Foto kann einzeln ausgewählt werden um zusammen mit dem „Angebot oder Rechnung“ verschickt zu werden.

Zudem lassen sich über die Funktion „Bild von Gerät laden“ weitere Bilder von der Festplatte in den jeweiligen Auftrag hochladen.