Wir haben craftButler als cloudbasierte Software für Handwerksbetriebe entwickelt.
Dabei unterstützen wir Sie, vom ersten Kontakt an und begleiten Sie bei der Angebotserstellung, der Auftrags- und Mitarbeiterplanung bis hin zur Erstellung von Rechnungen und darüber hinaus.
Sie haben zu jeder Zeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Daten. Somit können Ihre Mitarbeiter vom Home-Office aus arbeiten und haben alle Informationen griffbereit.
Ganz ohne der Installation auf einem Rechner und ohne der üblichen Lizenzgebühren. Dadurch ist eine vollkommen neue und mobile Art von Handwerker Software entstanden.
Ihr Büro passt buchstäblich in die Hosentasche.
Mit unseren smarten Funktionen unterstützen wir Sie bei der täglichen Arbeit.
Alle Details finden Sie in der Leistungsübersicht.
Vom ersten Kontakt bis zur Rechnung und darüber hinaus:
Die Anfrage
erfolgt telefonisch oder über das integrierte Kontaktformular auf Ihrer Internetseite. Alle darin gemachten Angaben werden direkt in craftButler übertragen.
Die Anlage eines neuen Kunden erfolgt in nur wenigen Klicks. Ihren Bestandskunden wählen Sie bequem aus der Kundenliste aus.
In nur einem Schritt werden alle Angaben für die Erstellung des Angebots aufbereitet. Sowohl individuelle Texte, spezifische Zahlungsvereinbarungen oder besondere Hinweise für die Kundenbetreuung werden aus den Kundenstammdaten geladen und dem Auftrag hinzugefügt.
Das Angebot
Sie erfassen alle Informationen vom Material, bis zur Arbeitszeit und erstellen ein individuelles Angebot für Ihren Kunden. Alternativ erstellen Sie sofort einen Auftrag und planen die nächsten Schritte.
Danach wird das Angebot per Mail oder Post an Ihren Kunden versandt. Um den Versand kümmern wir uns für Sie.
Der Auftrag
Ihr Kunde entscheidet sich für Sie! Ändern Sie den Status mit einem Mausklick und machen Sie aus dem Angebot einen Auftrag.
Mit der integrierten Kalenderfunktion können Sie die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters ersehen und dadurch den Auftrag schneller planen.
Beim Kunden
Die Kunden- und Auftragsdaten werden an Ihren Mitarbeiter übertragen. Änderungen können direkt vor Ort erfasst werden. Wie bisher unterschreibt Ihr Kunde den Regiebericht. Ab jetzt digital.
Eine Bewertung Ihrer Arbeit sowie die Dokumentation zur DSGVO kann ebenfalls mit eingeholt werden.
Die Rechnung
Nach der Fertigstellung des Auftrags, werden Ihnen die Daten zur Kontrolle übermittelt. Nehmen Sie noch erforderliche Korrekturen vor.
Sobald Sie fertig sind, wird die Rechnung per Mail oder Post an Ihren Kunden versandt. Auch hier übernehmen wir den Versand für Sie.
Die Schnittstellen
Alle Informationen zur Ausgangsrechnung werden an die Software von DATEV oder Lexware übertragen.
Es erfolgt eine Vorkontierung anhand Ihres Standardkontenrahmens.
Dadurch sparen Sie sich die Kosten, welche Ihr Steuerberater für die manuelle Kontierung berechnet.
Das Mahnwesen
Ihr Kunde hat das Zahlungsziel nicht eingehalten. Sie ändern den Rechnungsstatus ab und leiten damit das Mahnverfahren ein. Das Mahnschreiben versenden wir für Sie.
Ganz bewusst übernehmen wir jedoch nicht die Beitreibung der Zahlung oder das Factoring.
Die BWL
Sie möchten wissen wie viele Arbeitsstunden für einen Auftrag gebrauchte wurden. Welcher Ihrer Kunden zu den umsatzstärksten zählt oder welcher Ihrer Mitarbeiter zu welchen Umsatz beigetragen hat?
Auch hierzu erhalten Sie eine schnelle Antwort.
Die mobile Applikation
Über das Tablet haben Sie Zugang zur Zeiterfassung, dem Arbeits- oder Regiebericht, einem Tool für Foto- Protokolle und vielem mehr.
Die App funktioniert unabhängig vom Betriebssystem (iOS, Android, etc.) des jeweiligen Endgeräts.
Eine permanente Versorgung mit einem Software update ist nicht erforderlich.
Auf Wunsch erhalten Sie von uns mobile Endgeräte. Diese sind jedoch keine Voraussetzung für den Einsatz von craftButler.
Die Preisliste für die Metallbau Software von craftButler anfordern.
Gerne melden wir uns auch telefonisch bei Ihnen.
Inhaltsverzeichnis:
- Einleitung
- Das Büro in der Hosentasche
- Der Prozess von A-Z
- Schritt für Schritt
- Was können Sie erwarten?
- Moderner Arbeitsplatz
- Digitalisierung
- Mit Weitblick
- rechtliche Anforderungen
- GoBD
- DSGVO
- Arbeitszeiterfassung (EuGH- Urteil)
- Kontaktformular
Was haben Sie von craftButler unserer Software für den Metallbau zu erwarten?
Es ist uns wichtig, Ihnen eine Software mit einer Vielzahl an Funktionen anzubieten. So lassen sich zum Beispiel Daten aus der Zeiterfassung direkt mit Ihren Kundenaufträgen verbinden. Somit wissen Sie immer, wie es mit der Fertigstellung des Auftrags vorangeht. Natürlich hilft Ihnen dieses Wissen auch bei der Nachkalkulation oder der Kalkulation Ihrer künftigen Aufträge.
Eine Software für alles.
Kosten senken
Sparen Sie 12% – 29% Ihrer Prozesskosten.
Vor allem sparen Sie sich Zeit, aber auch Büromaterial, Portokostenkosten, die Kosten für den Druck von Formularen (Briefpapier, Regie- oder Arbeitsbericht oder Stundenzettel).
Durch die Datenspeicherung in unserem Rechenzentrum, erhalten Sie zudem wichtige Ressourcen auf Ihrem Server. Somit entfallen oftmals die Kosten für eine Erneuerung, das sind gerne ein paar tausend Euro.
Sie möchten mehr zum Thema Kosten senken erfahren? Dann lesen Sie hierzu unseren Blog- Beitrag. Außerdem erstellen wir, gerne mit Ihnen gemeinsam, eine Berechnung über Ihr Einsparpotenzial.
Moderner Arbeitsplatz
82% der Handwerksbetriebe geben an, dass im Fachkräftemangel das größte Risiko für ihr Geschäft steckt.
In Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtig, seinen Mitarbeitern einen sowohl modernen als auch attraktiven Arbeitsplatz zu bieten. Durch das papierfreie Arbeiten mit Tablets schaffen Sie daher ein modernes Arbeitsumfeld.
Hat das auch die Konkurrenz zu bieten?
Digitalisierung
Cloudbasiert und Home-Office tauglich
Unsere Metallbau Software betreiben wir auf dem Cloud-Service-Portal. Wie es der Name schon verrät, befindet sich die Software in der Cloud. Eine Installation vor Ort, ist nicht erforderlich.
Wir kümmern uns um die Wartung und den Betrieb. Dadurch haben Sie mehr Zeit, um sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
Kundenanfragen
Unsere Metallbau Software beinhaltet ein Kontaktformular, welches wir gerne auch auf Ihrer Website einfügen. Alle dort vom Kunden erfassten Angaben, finden Sie direkt in der Software wieder.
Kernprozess
Von der Erstellung des Angebots, über die Planung des Auftrags, der Durchführung beim Kunden vor Ort, bis hin zum Versand der Rechnung, sind alle Prozesse in einer Software zusammengefasst.
Alle Informationen aus den zusätzlichen Funktionen der Software fließen ebenfalls in den Kernprozess ein und ergänzen Ihre Auftragsdaten.
Automation
Dank unserer Metallbau Software sind die beauftragten Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand. Änderungen sind sofort für alle Teilnehmer verfügbar. Die Daten aus dem Foto- Protokoll liegen Ihnen in Echtzeit vor, somit sind Sie mit am Ort des Geschehens.
Datenarchiv
Alle Dokumente und Daten werden im Dokumenten-Management-System (DMS) gespeichert. Nutzen Sie es zudem bei Ihrer täglichen Recherche, um Unterlagen und Belegen schneller wiederzufinden.
Alle weiteren nützlichen Anwendungsbeispiele zum DMS lesen Sie am besten direkt nach.
Modularer Aufbau
Die Software, mit ihren vielen Komponenten wurde in Modulen entwickelt und zu einem Gesamtsystem zusammengeführt.
Komplexe Sachverhalte werden somit einfach.
Alle Komponenten kommunizieren über Schnittstellen (RESTful-API) miteinander. Dadurch sind wir in der Lage, uns mit Softwarelösungen von Drittanbietern auszutauschen.
Datensicherheit
Die Sicherheit Ihrer und unserer Daten ist für uns sehr wichtig.
Das beginnt bei der Auswahl des Rechenzentrums. Geht weiter, bei der Verschlüsselung und endet nicht zuletzt bei der Entwicklung eines eigenen Passwortgenerators.
Wir haben uns zu vielen weiteren Themen der Datensicherheit Gedanken gemacht, deshalb möchten wir Ihnen einen kleinen Einblick darüber geben.
Mit unseren Tipps zur Datensicherheit geben wir Ihnen zudem eine Information, wie Sie sich selbst vor unberechtigten Zugriffen schützen können.
Datenmigration
Sie arbeiten seit einigen Jahren mit einer Software und möchten zu craftButler wechseln. Dabei stellt sich natürlich als nächstes die Frage, ob Ihre Kunden- und Lieferantendaten, Ihr Leistungsbeschreibung oder Ihre Angebotsdaten übernommen werden können.
Sprechen Sie mit uns über eine mögliche Datenmigration, hierbei sind wir ebenfalls gerne behilflich.
Metallbau Software mit Weitblick
Debitorenlaufzeit
Nach Kontrolle der Auftragsdaten geben Sie den Rechnungsversand frei. Die Rechnung hat Ihr Kunde bereits nach 2 Arbeitstagen in seinem Briefkasten. Per Mail erfolgt die Zustellung über Nacht. Wegen der beschleunigten Rechnungserstellung wird Ihre Debitorenlaufzeit verkürzt. Dadurch sparen Sie sich die Zinsbelastungen bei Ihrer Hausbank und dies führt zudem zu einer besseren Bonität (Kreditbewertung).
XRechnung
Zu Ihren Auftraggebern zählt die öffentliche Hand? Ab dem 27.11.2020 müssen Sie Ihre Rechnungen im Format der XRechnung erstellen. Unsere Software unterstützt Sie auch bald hierbei.
Nehmen Sie sich dem Thema XRechnung an, um nicht Gefahr zu laufen, dass Ihre Konkurrenz Ihnen wichtige Aufträge vor der Nase wegschnappt.
Rechtliche Anforderungen
Natürlich berücksichtigen wir die rechtlichen Anforderungen die an unsere Software für den Metallbau gestellt werden. Diese umfassen die GoBD, die DSGVO und das EuGH- Urteil zur Arbeitszeiterfassung.
GoBD
Die GoBDerfordert eine spezielle Verfahrensdokumentation bei allen relevanten Prozessen. Die Vorgaben der GoBD sind für alle Vor-, Haupt- und Nebensystemen maßgeblich. Somit ist die Software für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen ebenfalls davon betroffen. Bei der Entwicklung der Software haben wir uns fachkundige Unterstützung durch eine Wirtschaftsprüfungskanzlei eingeholt.
DSGVO
Sie als Handwerker, als auch wir als Softwareunternehmen haben Sorgfaltspflichten nach der DSGVO zu erfüllen. Diese umfassen unter anderem die Verarbeitung von Kundendaten.
Als unser Kunde erhalten Sie einen speziellen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag. Hierdurch wird sichergestellt, dass jedem Ihrer Kunden beim Versand des Angebot das Dokument automatisch zur Verfügung gestellt wird. Diesen Vertrag hat für uns ein Fachanwalt für IT- Recht erstellt.
Arbeitszeiterfassung (EuGH- Urteil)
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat ein Urteil über die Erfassung von Arbeitszeiten erlassen. Die Details sind in unserem Beitrag zur Arbeitszeiterfassung zu lesen. Eines lässt sich allerdings schon jetzt sagen: