Immer häufiger hört man von der Vernetzung in der Industrie. Oder von Begriffen wie der Digitalisierung, dem Internet of Things und Cloud- Anwendungen. Sind dies nur Modewörter, oder was bedeuten sie für das Handwerk? Genauer gesagt für Ihr Handwerksunternehmen.

Wir möchten Ihnen einen Einblick auf unsere Sicht der Welt des Handwerk 4.0 geben.

Digitalisierung erleben Sie an zwei Fronten, nach Innen und nach Außen.

Ihre Kunden erwarten Zusatzfunktionen von Ihrer Heizung, vom neuen Sonnenrollo oder dem angefertigten Fernsehkästchen. Die Heizung soll über eine Fernwartung verfügen, oder wie das  Sonnenrollo, über ein Tablet steuerbar sein. Das Fernsehkästchen soll als solches zuerst gar nicht erkennbar sein und erst auf Knopfdruck den Bildschirm freigeben. Die Automation nimmt einen immer größer werdenden Stellenwert bei alltäglichen Gegenständen ein.

Sie kennen die Wünsche Ihrer Kunden sicherlich besser und wissen welche individuellen Anforderungen an Ihre Handwerkskunst gestellt werden.

Eine weitere Funktion kommt bei größeren Immobilien zu Einsatz, BIM (Building Information Modeling). Wir haben bereits in einem früheren Beitrag schon einmal darüber berichtet. Die gesamte Gebäudebetreuung wird über eine Platzform abgewickelt. Angefangen vom Nutzer der die defekte Glühbirne meldet, über die Gebäudetechnik die ihre Wartungs- und Instandhaltung dokumentiert bis hin zu Reparaturleistungen die darin festgehalten werden.

Wobei können wir Sie unterstützen?

Bei (fast) allen Bereichen der Digitalisierung, aber auch bei der Durchführung von Sonderwünschen bei der Automation.

Das Bindeglied zwischen Außen- und Innenauftritt stellt Ihre Homepage dar.

Wichtig ist hierbei nicht nur eine gut gestaltete Homepage. Auch die Richtigkeit des Impressums und ein aktueller Datenschutzhinweis sind von großer Bedeutung.
Was jetzt noch fehlt ist ein Kontaktformular. Warum? Ganz einfach, haben Sie schon einmal die Mailadresse auf einer Homepage gesucht, sich bei Ihrem Mailanbieter angemeldet und danach die E- Mail geschrieben? Sparen Sie Ihrem Kunden die Zeit. Alle Angaben die Ihr Kunde in unser Kontaktformular schreibt, finden Sie in unserer Software wieder. Bei der weiteren Bearbeitung sparen auch Sie sich wertvolle Zeit.

Sie erstellen das Angebot wie gewohnt und senden es Ihrem Kunden per Mail oder auf dem Postweg zu. Beide Wege erfolgen direkt über unserer Software. Beim Briefversand kümmern wir uns um den Druck, das Briefpapier, das Kuvert sowie das Porto. Schon nach 2 Arbeitstagen hat Ihr Interessent die Unterlagen in seinem Briefkasten.

Alle abgegebenen Angebote können Sie sich so sortieren, um bei Ihrem Interessenten nachfassen. Der Zeitaufwand einen Auftrag zu erhalten, wird deutlich verkürzt.

Die Auftragsplanung erfolgt in einer Kalenderfunktion, in der jeder Ihrer Mitarbeiter unterschiedlich farblich dargestellt ist, das macht die Unterscheidung leichter. Neben der Kalenderfunktion ersehen Sie den Standort Ihres Kunden auf einer Landkarte. Dadurch können Sie kurze Wegstrecken planen.
Der unschöne Wandkalender mit seinen Radierungen und den vielen Strichen gehört der Vergangenheit an.

Zeitgleich mit Ihrer Auftrags- und Mitarbeiterdisposition erhält Ihr Mitarbeiter alle erforderlichen Daten auf seinem Profil angezeigt. Die Aufträge werden für Ihn nach Datum sortiert. Ihr Mitarbeiter kann sich auf die anstehenden Arbeiten selbständig vorbereiten. Eine Übergabe des beleghaften Regieberichts entfällt. Die vielen Papierstapel die Sie für Ihre Mitarbeiter auf Ihrem Schreibtisch sammeln, verschwinden leider auch.

Vom Angebot, zum Auftrag, bei den Arbeiten vor Ort, bis hin zur Rechnung. Bei allen Prozessschritten unterstützen wir Sie ganz smart. = Handwerk 4.0

Ihr Mitarbeiter fährt mit einer Routenplanung mit Echtzeit- Verkehrsinformation zu Ihrem Kunden und kann bei einer möglichen Verspätung direkt dort anrufen.

Vor Ort können Änderungen oder Ergänzungen zum Auftrag sofort in der Software erfasst werden. Dadurch kann nichts mehr vergessen werden, was auf die Rechnung gehört und Ihnen Geld bringt. Ihr Mitarbeiter kann Fotos erstellen, diese haben Sie zeitgleich auf Ihrem Bildschirm und können sich selbst einen Eindruck von der Lage vor Ort machen. Die Archivierung der Bilder ist selbstverständlich möglich. Denken Sie zum Beispiel an eine Abweichung gegenüber dem Angebot und die erforderliche Dokumentation.

Die Arbeiten sind abgeschlossen und Ihr Kunde ist mit Ihrer Leistung zufrieden. Beenden Sie die Arbeiten damit, den Kunden auf dem digitalen Regiebericht unterschrieben zu lassen. Vergessen Sie dabei aber nicht eine Bewertung Ihrer Arbeit einzuholen. Die durchschnittliche Kundenbewertung wird im Kontaktformular auf Ihrer Homepage angezeigt.

Zu guter Letzt vergessen Sie nicht die DSGVO. Wir bieten Ihnen ein Informationsblatt an, welches Sie Ihrem Kunden zu Beginn aushändigen sollten. Bei Beendigung der Arbeiten kann Ihr Kunde auf freiwilliger Basis erklären, dass er die Unterlagen erhalten hat. Sollte es später einmal Unstimmigkeiten geben, haben Sie eine plausible Antwort.

Zeitgleich mit der Fertigstellung vor Ort erhalten Sie eine Rückmeldung und können mit der Überprüfung der Rechnungsdaten beginnen. Nachdem Sie die Daten angesehen haben, lösen Sie den Versand der Rechnung aus. Der Versand erfolgt wie auch schon im Angebot beschrieben.

Durch die schnellere Rechnungserstellung, beginnt das Zahlungsziel früher. Der Geldeingang erfolgt schneller, was gleich mehrere Vorteile mit sich bringt. Eine kürzere Debitorenlaufzeit kann Zinskosten einsparen. Zudem hat es einen positiven Einfluss auf Ihre Bonitätsbeurteilung bei Ihrer Hausbank. Die Folge, ein geringerer Zinssatz uns somit geringere Zinskosten.

Welche Dienstleistungen gehören noch zum Handwerk 4.0?

Die Rechnungsdaten werden an Ihre Buchhaltungssoftware übermittelt. Das mühevolle scannen der Ausgangsrechnungen für den Steuerberater ist ebenfalls Geschichte.

Ihr Kunde hat sich nicht an das vereinbarte Zahlungsziel gehalten. Durch einen Mausklick ändern Sie den Rechnungsstatus ab und leiten das Mahnverfahren ein.

Ihre Angebots- und Rechnungsdaten werden automatisch im  Datenarchiv dem sogenannten Daten- Management- System gespeichert. Ihre Eingangsrechnungen und Ihre Mails können Sie ebenfalls darin ablegen. Beim Wiederfinden hilft Ihnen der Dateiname, die Beschriftung der Datei, aber vor allem das vollständig ausgelesene Dokument mit seinem Inhalt.

Digitalisierung bedeutet, dass alle Daten in einem System zu finden sind! Wo suchen Sie derzeit Ihre geschäftlich relevanten E- Mails?

Die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter erfolgt ortsunabhängig über deren Benutzeroberfläche aber auch stationär. Die Erfassung erfolgt minutengenau. Sie lässt sich einzelnen Arbeitsprozessen und Aufträgen zuordnen. Schaffen Sie Ihre Stundenzettel und die mühsame manuelle Berechnung der Arbeitszeiten einfach ab.

Was haben Sie von all diesen Veränderungen?

Sie schaffen für sich und Ihre Mitarbeiter ein modernes Arbeitsumfeld. Zusätzlich sparen Sie bei jedem Handgriff ein paar Minuten Zeit ein. Im Laufe eines Jahres kommt da bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern so einiges zusammen. Die Kostenersparnis haben wir mit über 12% kalkuliert!

Digitalisierung ist ein Prozess nicht nur ein einzelner Baustein. Nur das Zusammenspiel aller Komponenten sorgt dafür, dass Sie das Potenzial voll ausschöpfen. Das ist wie beim Fußball.

Wie auch im Sport geht es hier nicht ohne Regeln. Bei der Digitalisierung gibt es Vorgaben die einzuhalten sind.

Vier von ihnen wollen wir uns in der Reihenfolge ihres Erscheinens genauer ansehen:

  • GoBD
  • DSGVO
  • EuGH- Urteil, Arbeitszeiterfassung
  • XRechnung

Die GoBD wurde vor ca. 5 Jahren von den Finanzbehörden erlassen und regelt die Verarbeitungsprozesse in der Buchführung. Nicht nur Ihre Buchführungssoftware, welche als Hauptsystem definiert ist, muss die Vorgaben erfüllen. Auch alle Vor- und Nebensysteme, darunter Ihr Programm für die  Angebots- und Rechnungserstellung, die Zeiterfassung oder das Kalkulationsprogramm müssen die Grundsätze der ordentlichen Buchführung einhalten. Neben den Prozessschritten ist die korrekte  Datenspeicherung genauso wichtig.
Das Schlimmste was Ihnen bei einem Verstoß passieren kann ist, dass das Finanzamt Ihre Bilanz nicht anerkennt und Ihr Betriebsergebnis schätzt.

DSGVO oder Datenschutzgrundverordnung, wer hat nicht von ihr gehört. Seit ca. 1,5 Jahren beschäftigt diese so gut wie jeden. Angefangen bei Ihrer Homepage über den Datenverarbeitungsvertrag bis hin zum Verfahrensverzeichnis hält sie alle Beteiligten auf Trab.

Als unser Kunde erhalten Sie ein Informationsblatt welches Sie Ihrem Kunden aushändigen, darin sind die einzelnen Verarbeitungsschritte aufgezeigt. Wir als Ihr Auftragsdatenverarbeiter haben eine gesetzlich definierte Rolle.

Durch das EuGH- Urteil zum Thema Arbeitszeiterfassung wurde auch hier die Digitalisierung eingeführt. Nach dem aktuellen Urteil, muss die Verarbeitung der Arbeitszeit von Mitarbeitern elektronisch erfolgen.

XRechnung, ein Begriff der erst seit ein paar Wochen häufiger zu finden ist. Der aber schon bald in der täglichen Praxis wiederzufinden ist. Alle Rechnungen welche an einen öffentlichen Auftraggeber gestellt werden, müssen spätestens in 2 Jahren im XRechnung- Standard erstellt werden. Bei der Übermittlung der Rechnung müssen die Informationen zusätzlich als Meta- Daten mitliefern werden. Nur so ist die erforderliche Weiterverarbeitung gewährleistet.

Sie sehen, das Handwerk ist auf dem besten Weg in die digitale Welt.

Gehen Sie in die Offensive und machen aus Ihrem Unternehmen einen smarten Betrieb des Handwerk 4.0

Sie werden sehen, Sie haben mehr Zeit um sich um Ihre Hauptaufgaben zu kümmern. Die lästigen Büroarbeiten werden weniger und sparen dazu Geld.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und zählen zum Handwerk 4.0.

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