Wir möchten das Schreiben des BMF (Bundesministerium für Finanzen) vom 14. November 2014 zur GoBD aufgreifen und die Auswirkungen auf Ihren Geschäftsbetrieb in einer Zusammenfassung darstellen.
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Aber weshalb ist die GoBD überhaupt ein Thema für unsere Handwerker Software?
Die Vorgaben zur GoBD sind für alle Vor-, Haupt- und Nebensystemen maßgeblich. Unsere Software unterstützt den Angebots-, Auftrags- und Rechnungsprozess und hat zudem eine Schnittstelle zu Ihrem Buchführungssystem. Nach der Definition der Finanzbehörden werden wir als Vorsystem geführt. Ihr Buchführungssystem stellt das Hauptsystem dar und ein mögliches System für Ihre Auftragskalkulation oder zur Berechnung des Aufmaß, etc. wird als Nebensystem verstanden.
Für alle diese Systeme gelten dieselben Anforderungen. Welche das genau sind, darauf möchten wir nachfolgend näher eingehen.
Die GoBD enthalten sowohl formelle als auch materielle Anforderungen an die Buchführung. Die formellen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den §§ 238 ff. HGB für Kaufleute und aus den §§ 145 bis 147 AO für Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige. Materiell ordnungsmäßig sind Bücher und Aufzeichnungen, wenn die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet sind.
Wir haben aus den 184 Absätzen des BMF- Schreibens zur GoBD eine Zusammenfassung erstellt. Vieles darin bezieht sich auf die Besonderheiten für die Buchführung in Hauptsystemen.
Als Quelle für die Zusammenfassung dient uns das BMF- Schreiben zur GoBD selbst, welches wir natürlich auch vollständig zur Verfügung stellen. In manchen Absätzen ist es einfacher den Wortlaut zu kopieren als selbst eine Formulierung zu finden.
Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren steuerlichen, oder rechtlichen Berater.
Bei Fragen zu unserer Software stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Vorwort:
Im Jahr 2014 haben die Finanzbehörden auf die Veränderungen in der Buchführung reagiert und eine spezielle Maßgabe für die EDV gestützte Form der Buchführung eingeführt. Der Maßstab der ordnungsgemäßen Buchführung wurde um die Anforderungen, an die der elektronischen Form ergänzt.
Im Sommer 2019 sollte GoBD 2.0 in Kraft treten. Die Veröffentlichung lässt jedoch noch etwas auf sich warten, ist aber schon in den Startlöchern. Hierbei geht es unter anderem um das Thema Datenspeicherung in der Cloud.
Grundsätzlich gilt: Was für die Hauptsysteme (Buchführung) gilt, soll auch für die Vor- und Nebensysteme gelten. Wobei mögliche weitere Aufzeichnungspflichten hinsichtlich ihrer Rechtsform oder ihrer gewerberechtlichen, oder branchenrechtlichen Aufzeichnungspflichten unberührt bleiben.
GoBD Zusammenfassung:
1. Allgemeines
Es sind alle Aufzeichnungen und Unterlagen zu einem Geschäftsvorfall aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung von Bedeutung sind.
Dazu zählen Unterlagen in Papierform und alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde.
Form, Umfang und Inhalt kann je nach Betrieb voneinander abweichen und richtet sich nach dem Verständnis zur Verordnung. Es sind alle Unternehmensbereiche davon betroffen, die in den Geschäftsprozessen eingebunden sind. Das Führen der Bücher kann in Papierform als auch in elektronischer Form erfolgen. Zudem müssen technische Vorkehrungen oder Standards (z.B. Archivierungsmethoden oder Kryptografieverfahren) vorgehalten werden, welche mit dem technischen Fortschritt stetig mithalten müssen. Der Pflicht zur Aufzeichnung unterliegen alle dauerhaften Erklärungen (Worte, Zahlen, Symbole und Grafiken) von Geschäftsvorfällen in Schriftform und elektronischer Form.
Als ordentlicher Kaufmann sind Sie dazu verpflichtet Ihre Bücher und Handelsgeschäfte sowie die Lage des Vermögens ersichtlich zu machen. Diese Verpflichtung bezieht sich auf die Handelsbücher der Kaufleute und auf die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen der Nichtkaufleute. Der Begriff des Geschäftsvorfalls bezeichnet alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern.
Zu den Datenverarbeitungssystemen zählen alle Haupt-, Vor- und Nebensysteme die im Unternehmen zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzt werden. Selbst die verwendete Hardware zählt dazu und muss die gestellten Anforderungen erfüllen. Dazu gehören alle Daten und Dokumente die erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Zudem gehört die Dokumentation der Schnittstellen zwischen den einzelnen Systemen dazu.
2. Verantwortlichkeit
Für die ordnungsgemäße Einhaltung der Bücher in elektronischer Form ist auch weiterhin der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z.B. Steuerberater oder Rechenzentren).
3. Allgemeine Anforderungen
Die Anforderungen bei der elektronischen Buchführung sind mit der der manuellen Buchführung gleich zu setzen. Die Ordnungsmäßigkeit ist bei Haupt-, Vor- und Nebensystemen identisch und hat unternehmensspezifische Anpassungen zu erfüllen. Die Daten sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu erhalten.
Es sind die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung wie Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung, Ordnung und Unveränderbarkeit einzuhalten.
Die Frage der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt es nicht, die gestellten Grundsätze nicht vollumfänglich einzuhalten. Der Steuerpflichtige hat die Kosten hierfür zu tragen.
Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Die Aufzeichnungen müssen progressiv und retrograd geführt werden. Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die Grund(buch)aufzeichnungen und Journale zu den Konten, danach zur Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und schließlich zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.
Ein sachkundiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können.
Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfristen nachweist. Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein, dies gilt ebenso für die Verfahrensdokumentation.
Die Dokumentation umfasst die Vollständigkeit, Richtigkeit und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung der Informationen. Zeitgerecht bedeutet, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen dem Vorgang und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht. Nach den GoBD müssen die Geschäftsvorfälle laufend gebucht werden.
Die Ordnung erfordert die Klarheit nach einer systematischen Erfassung der Buchungen hinsichtlich Übersichtlichkeit, Eindeutigkeit und Nachvollziehbarkeit. Die geschäftlichen Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden.
Eine Buchung oder Aufzeichnung muss in ihrer Weise unveränderbar erhalten bleiben, sodass der ursprüngliche Inhalt feststellbar ist. Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen daher so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des § 146 Absatz 4 AO bzw. §239 Absatz 3 HGB erfüllt sind. Für elektronische Dokumente und andere elektronische Unterlagen, die gem. §147 AO aufbewahrungspflichtig und nicht Buchungen oder Auszeichnungen sind, gilt dies sinngemäß.
Hierzu ein Beispiel des Bundesministeriums:
Der Steuerpflichtige erstellt über ein Fakturierungssystem Ausgangsrechnungen und bewahrt die inhaltlichen Informationen elektronisch auf (zum Beispiel in seinem Fakturierungssystem). Die Lesbarmachung der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe aus dem Fakturierungssystem erfolgt jeweils unter Berücksichtigung der in den aktuellen Stamm- und Bewegungsdaten enthaltenen Informationen.
In den Stammdaten ist im Jahr 01 der Steuersatz 16% und der Firmenname des Kunden A hinterlegt. Durch Umfirmierung des Kunden A zu B und Änderung des Steuersatzes auf 19% werden die Stammdaten im Jahr 02 geändert. Eine Historisierung der Stammdaten ist erforderlich.
Der Steuerpflichtige ist im Jahr 02 nicht mehr in der Lage, die inhaltlichen Übereinstimmungen der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe mit den ursprünglichen Inhalten bei Lesbarmachung sicher zu stellen.
Der Nachweis zur Durchführung der in den jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist u.a. durch Verarbeitungsprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation zu erbringen.
Jeder Geschäftsvorfall ist im Original bzw. als Kopie zum Original als Beleg zu dokumentieren. Zudem muss jeder elektronische Beleg hinsichtlich der Verfahrensdokumentation in der Erfassung, dem Empfang, der Verarbeitung, der Ausgabe und der Aufbewahrung ersichtlich sein.
4. Belegwesen
Die Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. Bei Papierbelegen erfolgt eine Sicherung z.B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen. Bei elektronischen Belegen kann die laufende Nummerierung automatisch vergeben werden.
Wenn bei Geschäftsvorfällen keine beleghafte Urschrift vorliegt, muss die elektronische Mitteilung vollständig gespeichert und aufbewahrt werden.
Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen, mit folgenden Inhalten:
- Eindeutige Belegnummer
- Belegaussteller und –empfänger
- Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt
- Währungsangabe und Wechselkurse bei Fremdwährung
- Hinreichende Erklärungen des Geschäftsvorfalls
- Belegdatum
- Verantwortlicher Aussteller
Buchungsbelege sowie abgesandte oder empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe in Papierform oder in elektronischer Form enthalten darüber hinaus vielfach noch weitere Informationen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung und damit ebenfalls aufbewahrungspflichtig sind.
Dazu gehören z.B.:
- Mengen- oder Wertangaben zur Erläuterung des Buchungsbetrags
- Einzelpreise
- Valuta, Fälligkeit
- Angaben zu Skonti, Rabatten
- Zahlungsart
- Angaben zu einer Steuerbefreiung
Bei elektronisch gestützten Prozessen ist der Nachweis für den Geschäftsvorfall durch eine ordnungsgemäße systemische Anwendung zu erbringen.
5. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung
Der Steuerpflichtige hat organisatorisch und technisch sicherzustellen, dass die elektronischen Buchungen und sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
Die fortlaufende Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle erfolgt zunächst in Papierform oder in elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen, um die Belegsicherung und die Garantie der Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls zu gewährleisten. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen der zeitlichen Reihenfolge nach sowie materiell mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden.
Sowohl beim Einsatz von Haupt-, Vor- und Nebensystemen ist eine Verbuchung im Journal des Hauptsystems (z.B. Finanzbuchhaltung) bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht zu beanstanden, wenn die einzelnen Geschäftsvorfälle bereits in einem Vor- oder Nebensystem die Grundaufzeichnungsfunktion erfüllen und die Einzeldaten aufbewahrt werden.
Durch Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrolle ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt (d. h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustands verändert werden können. Die Durchführung der Kontrollen ist zu protokollieren. Die konkrete Ausgestaltung der Protokollierung ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystems.
Neben den Daten zum Geschäftsvorfall selbst müssen auch alle für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten (Stammdaten, Bewegungsdaten, Metadaten wie z.B. Grund- oder Systemeinstellungen, geänderte Parameter), deren Historisierung und Programme gespeichert sein. Dazu gehören auch Informationen zu Kriterien, die eine Abgrenzung zwischen den steuerrechtlichen, den handelsrechtlichen und anderen Buchungen (z.B. nachrichtliche Datensätze zu Fremdwährungen, alternative Bewertungsmethoden, statistischen Buchungen, GuV- Kontonullstellungen, Summenkonten) ermöglichen.
Die Journalfunktion ist nur erfüllt, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen gegen Veränderung oder Löschung geschützt sind.
Zur Erfüllung der Journalfunktion und zur Ermöglichung der Kontofunktion sind bei der Buchung insbesondere die nachfolgenden Angaben zu erfassen oder bereits zu stellen:
- Eindeutige Belegnummer
- Buchungsbetrag
- Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung
- Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
- Belegdatum, soweit nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich
- Buchungsdatum
- Erfassungsdatum
- Autorisierung
- Buchungsperiode / Voranmeldezeitraum
- Umsatzsteuersatz
- Steuerschlüssel, soweit vorhanden
- Umsatzsteuerbetrag
- Umsatzsteuerkonto
- Umsatzsteuer- Identifikationsnummer
- Steuernummer
- Konto- und Gegenkonto
- Buchungsschlüssel
- Soll- und Haben- Betrag
- Eindeutige Identifikationsnummer (Schlüsselfeld) des Geschäftsvorfalls
6. Internes Kontrollsystem (IKS)
Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören bespielsweise:
- Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen
- Funktionstrennungen
- Erfassungsprotokollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen)
- Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
- Verarbeitungskontrollen
- Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten
7. Datensicherheit
Der Steuerpflichtige hat sein Datenverarbeitungssystem gegen Verlust (z.B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützten. Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsgemäß.
8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungssystem muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntnismachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
9. Aufbewahrung
Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig. Auch Steuerpflichtige, die nach § 4 Absatz 3 EStG als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzten, sind verpflichtet, Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Absatz 1 AO aufzubewahren. Dies gilt sowohl für Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronischen Unterlagen.
Zusätzlich müssen diese in 3 Stufen maschinell auswertbar sein:
- mathematisch- technische Auswertung
- Volltextsuche
- auch ohne mathematisch- technische Auswertung muss eine Auswertung im weiteren Sinne möglich sein.
Bei der mathematisch- technischen Auswertung müssen die in alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätze enthaltenen Informationen automatisiert interpretiert, dargestellt, verarbeitet sowie für andere Datenbankanwendungen und eingesetzte Prüfsoftware direkt und ohne Informationsverlust nutzbar gemacht werden können.
Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Eingehende elektronische Handel- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).
Werden Papierdokumente durch einen Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt, sollte der Steuerpflichtige eine Organisationsanweisung mit folgenden Regeln erlassen:
- Wer darf scannen?
- Zu welchem Zeitpunkt wird gescannt? (z.B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung)
- Welches Schriftgut wird gescannt?
- Ist eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich?
- Wie erfolgt die Qualitätskontrolle hinsichtlich der Lesbarkeit und Vollständigkeit?
- Wie werden auftretende Fehler protokolliert?
Zudem ist eine vollständige Farbwiedergabe erforderlich, wenn der Farbe eine Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).
Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen.
Bei einem Systemwechsel ist sicherzustellen, dass die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten (einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und der erforderlichen Verknüpfungen) unter Beachtung der Ordnungsvorschriften quantitativ und qualitativ gleichwertig im neuen System, in der neuen Datenbank, im Archivsystem oder anderen Systemen ankommen.
10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Es muss die Prüfbarkeit von einzelnen Geschäftsvorfällen als auch die des gesamten Verfahrens gegeben sein. Hierfür ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich, welche den organisatorischen und technisch gewollten Prozess beschreibt.
11. Datenzugriff
Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Geprüft werden können Daten aus der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensystemen, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten. Die Art der Außenprüfung ist hierbei unerheblich. Neben den Daten selbst müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können.
Die Finanzbehörden können sich auf unterschiedliche Weise einen Datenzugriff verschaffen:
- Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)
Die Finanzbehörden haben das Recht einen Lesezugriff auf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten zu erhalten - Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
Der Steuerpflichtige muss die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde aufbereiten und bereitstellen - Datenträgerüberlassung (Z3)
Die Finanzbehörde können verlangen, dass ihnen Datenträger für ihre Auswertung überlassen werden
Der Steuerpflichtige hat hierbei ebenso eine Mitwirkungspflicht wie bei jeglicher Außenprüfung.
12. Zertifizierung und Software- Testate
Der Steuerpflichtige muss selbst dafür Sorge tragen, dass die Daten in den verwendeten Datenverarbeitungssystemen entsprechend den Anforderungen verarbeitet, gespeichert und archiviert werden.
Sollte uns ein Fehler bei der Wiedergabe des Inhalts unterlaufen sein, bitten wir diesen zu entschuldigen und verweisen auf das BMF- Schreiben zur GoBD, welches alleine maßgeblich ist.
Wir hoffen, Ihnen ein besseres Verständnis für die Wichtigkeit der GoBD näher gebracht zu haben. Auch wenn deren Umsetzung alles andere als einfach ist.