Im Sommer 2019 wurde die GoBD 2.0 wie angekündigt veröffentlicht und ein paar Tage später gestoppt um Fehler in den Details nachzubessern.
Um was wird es bei der GoBD 2019 gehen?
Hauptsächlich um die Fragen der Speicherung der Daten in der Cloud.
Hierzu ein Beispiel aus der Praxis:
Sie fotografieren die Tankrechnung mit dem Smartphone und speichern diese in der Cloud. Den Beleg vernichtet Sie natürlich danach.
Die bisherige Fragestellungen waren:
– Ist das Smartphone ein geeignetes Medium?
– Ist die Cloud der richtige Platz dafür?
– Darf der Originalbeleg vernichtet werden?
Die Antwort hierzu ist ein klares JA. Das einzige was verständlicher Weise übereinstimmen muss ist das Foto mit dem Beleg, aber das ist wohl verständlich.
Diese und andere Erleichterungen sind natürlich nur dann möglich, wenn die Vorgaben der GoBD 1.0 eingehalten werden.
Hier ein paar Beispiele:
Wer seinem Kunden ein Angebot oder eine Rechnung zukommen lässt, muss darauf achten, dass diese unveränderbar und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist in elektronischer Form zur Verfügung steht. Wer hierbei auf ein Textverarbeitungsprogramm zurückgreift, kann die geforderte Unveränderbarkeit der Daten nicht einhalten, da beim Öffnen der Datei ja auch die Funktion des Schreibens aktiv ist. Auch das automatische Einfügen eines Datums würde nicht das ursprüngliche Datum der Rechnungserstellung einfügen.
Selbst die Speicherung als pdf- Datei ist nicht ausreichend.
Zwar nicht mit der GoBD in Verbindung zu bringen aber auch in den Vorgaben der Finanzbehörden zu finden, die Anforderung an den Rechnungsersteller, dass jede Rechnung eine eindeutige und einmalige Rechnungsnummer erhält und hierfür systemisch Sorge trägt.
Alle Informationen aus dem Nebensystem (z.B. Zeiterfassung, Aufmaß und Kalkulation) sind so zu behandeln, wie die Daten aus dem Hauptsystem (Buchführung). Die Prozessschritte aus dem Vorsystem (Angebote, Rechnungen) unterliegen ebenfalls der des Hauptsystems.
Alle geschäftlich relevanten E- Mails müssen archiviert werden.
Unsere Software für das Handwerk wurde nach den Vorgaben der GoBD entwickelt. Hierbei hatten wir Unterstützung durch einen Wirtschaftsprüfer.
Sie möchten mehr dazu wissen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.