Der Traum vom papierlosen Büro, wird wohl für immer ein Traum bleiben. Aus diesem Grund ist es heutzutage wichtiger denn je, seine Daten und Dokumente so zu sortieren, dass sie schnell wiedergefunden werden. Es gibt viele gute Gründe für ein cleveres Datenarchiv.
Neben dem einfacheren Finden von Unterlagen, spielen zudem die Anforderungen des Finanzamts eine entscheidende Rolle.
Exkurs:
Eingangsrechnungen die Sie per Mail erhalten, sind für die Zeit der Aufbewahrungsfrist in digitaler Form aufzubewahren. Das Ausdrucken und Ablegen genügt nicht. Der Ausdruck stellt rechtlich gesehen eine Kopie dar. Das Original bleibt die Rechnung in digitaler Form.
Sogar die Archivierung in einem Mailverzeichnis genügt streng genommen nicht. Die „Unabänderbarkeit“ der Daten ist dabei nicht gegeben.
Alle erstellten Angebote und Rechnungen sowie die dazu gehörigen Prozessschritte werden in unserer Handwerker Software dokumentiert und im Datenarchiv gespeichert.
Dieses Vorgehen wird durch die GoBD eingefordert.
Ihre Rechnungen zum Wareneingang können Sie einem Lieferanten zuordnen und im Datenarchiv speichern. Damit erfüllen Sie die Anforderungen der Finanzbehörden.
Die Beschreibung der Datei, als auch alle Inhalte des Dokuments werden ausgelesen und stehen Ihnen als Suchbegriff zur Verfügung.
So funktioniert ein cleveres Datenarchiv!
E- Mail- Archivierung
Die Archivierung des gesamten E- Mail- Verkehrs ist nicht unbedingt die zielführendste Möglichkeit. Neben den geschäftlichen Mails, archivieren Sie Spams, Werbung, die Kommunikationen mit Kollegen und private Nachrichten.
Bei uns haben Sie die Möglichkeit, alle geschäftlich relevanten E- Mails im Datenarchiv zu speichern. Dies geschieht direkt bei Ihrem Kunden oder Ihrem Lieferanten. Spams können Sie auch weiterhin löschen.
Die Arbeitsprozesse werden im Datenarchiv gespeichert
Exkurs:
Bei einer Buchprüfung suchen Finanzbeamte häufig nach Abweichungen zwischen den abgegebenen Angeboten und der Rechnung. Bei einer Differenz vermuten Sie gerne einmal Unterschleif. Dabei gibt es für die Differenz eine ganz einfache Erklärung. Die Wünsche Ihres Kunden und seine Budget waren nicht deckungsgleich. Er hat sein Bad doch nicht vollständig renoviert. Sondern es lediglich altersgerecht umbauen lassen. Dies dem Finanzamt plausibel zu erklären, wenn der Finanzbeamte bereits 2 oder 3 Vorgänge je Prüfungsjahr gefunden hat, ist… nennen wir es „müßig“.
Bei Abweichungen zwischen dem Angebot und dem Auftrag bieten wir Ihnen 3 Möglichkeiten:
- Die Änderung ist in der Software über die Prozessdokumentation automatisch gespeichert.
- Zusätzlich empfehlen wir Ihnen die Änderung im Datenfeld zu beschreiben und eine Gesprächsnotiz zu hinterlegen.
- Sollten Sie eine E- Mail vorliegen haben, können Sie diese ganz einfach beim Auftrag abspeichern.
Ihre Prozesse werden in sich schlüssig und nachvollziehbar.
Bei einer Buchprüfung ersparen Sie sich lästige Nachfragen. Der Prüfer findet alle zum Vorgang notwendigen Informationen. Natürlich bieten wir dem Prüfer einen eigenen Zugang für seine Recherche an.
Sie sind auf die umfangreichen Anforderungen der GoBD somit gut vorbereitet und reduzieren Ihre Haftungsrisiken deutlich!
So lästig dies erscheinen mag, Sie selbst profitieren am meisten davon!
Das Suchen von Notizen, Aufzeichnungen und E- Mails in unterschiedlichen Systemen ist endgültig vorbei. Alle zum Auftrag erforderlichen Informationen sind in unserer Software für das Handwerk zu finden.
Sie möchten mehr dazu wissen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Wir haben Ihnen zudem einen Artikel aus dem Handwerk Magazin herausgesucht.
Ein paar nützliche Informationen im Umgang mit dem Datenarchiv.
Das DMS ist ein fester Bestandteil unserer Handwerker Software.
Lieferscheine
Seit Anfang 2017 muss der Lieferschein nur noch bis zum Erhalt der Rechnung aufbewahrt werden. Unternehmer die eine Einnahmen- Überschuss- Rechnung erstellen profitieren von dieser Regelung. Alle anderen haben leider nichts davon. Oft muss schon beim Wareneingang eine Buchung erfolgen. Der Lieferschein gilt damit als Buchungsbeleg und ist demnach aufzubewahren.
E-Mail als Briefumschlag
Wird eine Rechnung als E- Mail versandt und dient nur als Transportmittel, ist die E- Mail selbst nicht aufbewahrungspflichtig. Es ist völlig ausreichend die Anlage aufzubewahren.