Die Funktionen sind links im Menü zu finden und unterteilt sich in „User neu“ und „User löschen“. Diese Funktionen lassen sich nur durch den Administrator bearbeiten.
User neu
Usernamen eintragen:
Hier vergeben Sie den Usernamen für Mitarbeiter und Nutzer. Der Username kann nur einmal vergeben werden und muss für jeden Mitarbeiter erfolgen. Die Nutzung eines Unsername von mehreren Mitarbeitern ist nicht vorgesehen. Der Username kann z.B. aus dem Vor- und Nachnamen gebildet werden.
Email eintragen:
Optional kann hier die Email Adresse des Users eingetragen werden.
User Typ wählen:
Sie haben 7 Auswahlmöglichkeiten. Diese unterscheiden sich nach ihrer Berechtigung in der Software.
- Admin: Steht für Administrator, dieser verfügt über alle Nutzungsrechte. Er kann selbst Administratoren anlegen und löschen, Arbeitszeiten von Mitarbeitern nachträglich bearbeiten, Unternehmensdaten bearbeiten, Angebote – Aufträge – Rechnungen erstellen, bearbeiten, freigeben und abhängig vom Status löschen. Vollständiger Zugang zum DMS.
- Steuerbehörde: Die Software wird nach den Vorgaben der GoBD als Vorsystem geführt. Somit kann bei einer Außenprüfung der Prüfer Zugriffsrechte auf das System verlangen. Mit dieser Berechtigungsstufe werden Leserechte zu allen relevanten Daten eingeräumt.
- Extern: noch nicht vergeben
- Buchhaltung: Ihrem Steuerberater werden Leserechte für das DMS eingeräumt. Gespeicherte Wareneingangsrechnungen und erstellte Rechnungen von craftButler können eingesehen werden.
- Büro: Die Berechtigung umfasst das Erfassen von Kunden, die Erstellung von Angeboten und die Auftragsdisposition. Zugang zur persönlichen Zeiterfassung.
- Werkstatt: Ansicht aller aktuellen Aufträge, ohne Preisangaben. Zugang zur persönlichen Zeiterfassung.
- Kundendienst: Ansicht der ihm zugewiesenen Aufträge, ohne Preisangaben. Änderungen und Ergänzungen zum Auftrag können vorgenommen werden. Zugang zur persönlichen Zeiterfassung.
Mitarbeiter wählen:
Die Verbindung zwischen dem Mitarbeiter und dem User Profil kann dadurch hergestellt werden.
Passwort eintragen:
Bitte übernehmen Sie hier das Passwort aus der Funktion „Unternehmen“ – „Mitarbeiter verwalten“. Das für den Mitarbeiter vorgegebene Passwort ersehen Sie in der letzten Zeile der Karteikarte, rechts neben der „roten Stecknadel“. Das Passwort ist umrandet.
Passwort bestätigen:
Bitte wiederholen Sie die Eingabe des Passworts.
Mit dem blauen Feld „+User erstellen“ werden die Daten gespeichert.
User löschen
In dieser Übersicht ersehen Sie alle erstellten User. Eine Bearbeitung der User Rechte ist nicht vorgesehen. Bei Veränderungen der User Berechtigung ist der User zu löschen und wie im Punkt „User neu“ zu erfassen.
In den Spalten ersehen Sie die folgenden Informationen:
- ID: fortlaufende Nummerierung, entspricht nicht der Personalnummer .
- Username: Bezeichnung des Users für den Log- in.
- E- Mail: optional belegt, E- Mail- Adresse des Nutzers.
- Mitarbeiter- Typ: zugewiesene Berechtigung in der Software.
Über das Symbol des „Papierkorb“ ist der User zu löschen. Der Vorgang des Löschens muss bestätigt werden.